秘書の仕事や雰囲気は?大手銀行の秘書室にいた経験をお話します

仕事
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こんにちは!ココブロ(@cocoblo202037)です♪

以前銀行の秘書室で働いていました。

 

秘書のお仕事ってどんなの?

秘書ってなんだか憧れちゃうけど、実情が知りたいなぁ!

 

まずはそこからお伝えしたいと思います!

 

ちなみに私がいた職場は、常務~会長まで30名以上いらっしゃった大手の銀行になります。

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秘書の仕事内容

役員のスケジュール管理

まず一番はこれです!

とにかく役員のみなさんは毎日毎日朝から晩まで会議や打ち合わせをしています。

もちろん、場合によっては打ち合わせが伸びて待ち人が出てくることも多数。

そんな時はどうにかこうにか工夫してリスケを行います!

元々スケジュールがパンパンな役員の場合はすごーく大変です(>_<)

やむなく役員室に入ってお声掛けしても終わらないなんてこともざら(笑)

部長たちに何度頭を下げなければいけないかわかりません・・・。

 

車、飛行機など交通の手配

出張で飛行機や新幹線、また出社や帰宅の際の車の手配は必須です!

これ忘れたらしゃれになりません・・・!!

運転手室があるのでそちらとスケジュール調整を行います。

 

経費処理

毎月毎月起票したりweb入力したり作業量が多い仕事の一つです。

週に何回も会合・接待がある場合も多いです。

これも忘れたらシャレになりません。。

秘書室内でも経理担当がいて、定期的に注意喚起していました。

 

会食・手土産・ゴルフなどの接待の手配

お店や手土産の手配も行います。

お店に買いに行くのは派遣の人がだいたい行っていました。

お店に関しては、先方の苦手な食材や好きなお酒を把握して伝えます。

また、その日他の役員がいないかもチェック!だいたいお店も手土産もリストアップされていました。

私は手土産のリストを見るのが好きでした(^^♪(笑)

 

取引先の秘書や役員とのやりとり

接待や面会等のスケジュール調整は通常秘書と秘書でやりとりします。

面談はどちらの会社でするか、用意するものや時間等やりとりを行います。

メールではもちろん、電話も頻繁に行います。

 

電話もメールの量がすごかったよ!

 

会議室の準備

役員全員と各部長が集まるので、50~100名くらいが座れるように会議室をセットします。

名札を置いて席順が分かるようにして、水とプラカップをセットします。

後は、会議室にコーヒーを用意しておくこともあり!

いったん休憩になってから10分の間にまた水やコーヒーのセットをしたり案外体力を使うお仕事です。

 

新聞チェック

新聞を見て取引先の企業についてニュースがないか確認します。

訃報などもですね。これを朝礼や夕礼で秘書同士で共有します。

もちろん、役員に随時お知らせしていきます。

 

各部署の部長とのミーティング

役員のお世話ばっかりしている場合じゃありません(笑)

各部署の部長陣とも円滑に仕事をするために打ち合わせやたまには飲みに行ったりも♪

こうしておくことで、打ち合わせが長引いてしまった時に怒られずに済みます(笑)

なかにはイライラして帰ってしまう方もいましたが💦

 

ランチの手配

ランチの用意も秘書のお仕事です!

役員によっては自分でやるからいーよー!という方も多かったですが、やはり副社長以上になると多忙で時間もないので自室で食べてらっしゃる方が多かったです。

今日は何がいいか聞いてお店にひとっ走りです!

案外みなさん、春雨スープとかおにぎりだけ、なんてお昼は軽く済まされることが多かったです。

会食続きで体調を気にしているということもありました。

 

秘書室内の役割の処理

秘書業務だけでなく、秘書室内の役割分担もあります。

経費チェック、風紀、派遣社員係などみんなで行います。

 

やることたくさんだね・・・。

 

 

秘書に向いている人

複数のことを同時にこなせる

私がいた会社は1人の秘書が3人の役員を受け持つことが普通でした。

1人の役員でも大変ですが、それが3倍です(笑)

しかも忘れたとなると大ごとになってしまいます(>_<)

業務も多いので、複数のことを同時にできる人は本当に向いています。

 

役員は怒っていなくても、上司にはめちゃくちゃ怒られる!

 

 

きっちりしている人

まず、ミスは許されません(笑)こわい(笑)

役員が許してくれても秘書室内では大問題になります。

社内だけだったらまだしも、先方を巻き込むと会社のイメージもダウンです!

todoリストをきちんとこなせる人でないとなかなか難しいと思います。

 

臨機応変な対応ができる人

いつ何が起きるかわかりません。

役員によっては気分でいろいろ変わる方もいらっしゃいます。

予定していなかった動きをすることも多々あり(笑)

そんな時に穏やかに柔軟に対応していく必要があります。

 

メンタルが強い人

メンタル強くなきゃなかなかできないと思います(笑)

ただでさえ偉ーーい人のマネージャーとして接しなければいけません。

それに部長や取引先の社長なんかともやりとりしなければいけません(>_<)

あと、想定外のことが起こった時に対応できる度量もですね!

 

 

アナウンサーっぽい人

アナウンサーって綺麗な格好をして、メインの司会者を立てながら進行を担っていますよね。

なんだか秘書と通ずる部分があると思います。

時には大物政治家ともやりとりしたり、存在感をなるべく消しながらも笑顔で円滑に進めていく頭脳とメンタル!

ちなみに私がいた秘書室はアナウンサーぽい人と米倉涼子さんみたいなバリバリ系カッコいいお姉さまが混在してました。

 

まとめ

秘書=マネージャー

これが一番しっくりきますね。

役員の手となり足となりあらゆる面でのサポートを怠りません!

秘書をやるとその後どんな職場に行っても何でもできちゃうと思います(笑)

それくらい大変ですが、すごく成長できて楽しいお仕事です!やりがいがあります。

私もたくさん貴重な経験をさせていただいて、とても楽しかったです☆彡

 

 

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プロフィール

営業、秘書、投資家の付き人、事務、コールセンター(SV)、加圧トレーナーなど様々な職業を渡り歩きました。副業で銀座ホステスと婚活パーティーの司会・受付もしていました。
やりたいことやり尽くしました(笑)
今は専業主婦しています☆
これまでの経験や好きな本の紹介など自由にブログ書いています。

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